當前位置:首頁 >> 酒店信息如何選擇會議室?酒店會場有哪些種類?會議需要的設備有哪些!?

如何選擇會議室?酒店會場有哪些種類?會議需要的設備有哪些!?

發布時間(2018/6/21 10:03:18 )發布人(admin)

會議室即開會的場所,它的選擇要考慮到一下眾多問題:會場的安排是否合適?是否符合企業形象?能否幫助此次會議營造恰當的氣氛?該會場對會議受眾是否具備感染力?會場工作人員能否給與會人員留下良好的印象?地點是否合適?是否安靜,安全狀況如何?等等。

在安排會議場所時,考慮會場使用費也只是其中一個小環節,在把握會場的總體因素后,還要具體了解會場的內部結構和設施情況,有如下注意事項:

一、 會議室的大小

會議室的大小與面積關系密切,大的會議室可以坐人數少的會議(成本不經濟),小的會議室不能容納太多人,同時會議室面積與容下人數,是與會議主辦者最容易忽視的問題,更何況有幾個主辦者對面積有那樣的概念?而會議酒店往往看客下菜,不按實際容納人數報,大會議他們往往超報,最終會議期間的會議室擁擠不堪。主辦方難堪不止;選擇會議第三方專業會議服務公司把把脈很有必要。

會議室的大小和人員安排要盡量滿足國家室內空氣質量標準,保證每人每小時有30立方的新風量。有條件的話,建議最好選擇有一部新風換氣機的。會議室的大小可參照會議室臺型考慮。可按每人2平方米的占用空間來考慮,甚至可放寬到2.5平方米的空間來考慮。另外會議室要有嚴格按照國家標準選用合格會議桌椅。科學配置會議桌椅。合理裝修、裝修最好簡捷、實用的原則,其次,合理安排會議服務人員等。

二、 會議室的臺型 通常會議室最常見的擺臺形式有如下幾種:劇院式、課桌式、U型、回型(雙U型)、橢圓型、長方型、圓桌式、雞尾酒會式、宴會式、T型臺;根據會議類型和參會人數結合起來考慮選擇什么樣臺型。下面將最常用的幾種臺型分述如下:

1、劇院式(每人0.6-0.8平方米):

因其桌子擺放類似與劇院椅子,而得名,超大型的會議廳較多這種桌型;桌形擺設:在會議廳內面向講臺擺放一排排座椅,中間留有較寬的過道。特點:在留有過道的情況下,最大程度地擺放座椅,最大限度地將空間利用起來,在有限的空間里可以最大限度容納人數;但參會者沒有地方放資料,也沒有桌子可用來記筆記,但現代現代化會議已經考慮到這個因素,他們把椅子與寫字臺資料完美集合起來,即節約空間,又簡約桌子,可謂一舉二得。

2、課桌式(按每人1.2-1.8平方米):

桌形擺設:會議室內將桌椅按排端正擺放或成“V”型擺放,按教室式布置會議室,每個座位的空間將根據桌子的大小而有所不同。此種桌型擺設可針對會議室面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性;參會者可以有放置資料及記筆記的桌子,還可以最大限度容納人數。很多傳統會議廳大多采用這種樣式,其擺放樣式向學生教室樣式故有其名,這種樣式中型會議室居多。

3、方形中空式(回型):

這樣的擺放一般用于小型會議多,桌形擺設:將會議室里的桌子擺成方形中空,前后不留缺口,椅子擺在桌子外圍,通常桌子都會圍上圍裙,中間通常會放置較矮的綠色植物,投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。此種類型的擺桌常用于學術研討會一類型的會議,前方設置主持人的位置,可分別在各個位置上擺放上麥克風,以方便不同位置的參會者發言;此種臺型容納人數較少,對會議室空間有一定的要求。

4、“U”形:

桌形擺設:將桌子連接著擺放成長方形,在長方形的前方開口,椅子擺在桌子外圍,通常開口處會擺放放置投影儀的桌子,中間通常會放置綠色植物以做裝飾;不設會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍;多擺設幾個麥克風以便自由發言;椅子套上椅套會顯示出較高的檔次。

5、雞尾酒會式:

桌形擺設:以酒會式擺桌,只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子,不擺設椅子,以自由交流為主的一種會議擺桌形式,自由的活動空間可以讓參會者自由交流,構筑輕松自由的氛圍。

三、 會議室的設施

根據會議的類型、與會人員的使用語言以及具體要求選擇具備對應設備的會場,部分特殊的設備可以根據會議要求提前租賃。

1、音響等設備

會議上音響、話筒等設備。是會議不可缺少的設備,現各酒店音響質量差別很大,品牌繁多,對于一些高級會議,酒店設施不能滿足其要求,選擇租賃的也較多;音響著名品牌,荷蘭飛利浦,美國馬蘭士,麥景濤,JBL,哈門卡登,獅龍,英國天朗,博士,BNW,德國意力,還有中國惠威Hivi,愛浪音響Avlight,奇聲QiSheng,日本山水SANSUI,先鋒音響Pioneer等。

2、投影儀

現在的會議室在使用過程中大都免費提供一般投影儀,一般地國際或商務會議中,會議室內提供這種設備(老酒店更應注意,有些新酒店由于出于成本因素,也往往不是很好)遠遠不能滿足其數量與質量要求,一般都是單獨租賃,很多時候還配合等離子、液晶、LED混合使用。

投影儀有幾個重要的考慮參數:投影的亮度、分辨率、重量、大小、幕布的尺寸等。投影機亮度和幕的選擇:亮度是投影機產品輸出到屏幕上的光線強度,也是投影圖像的明亮程度。一般情況下,投影機的亮度越高,投射到屏幕上的相同尺寸的圖像越明亮,圖像也就越清晰。

一般來說,在40-50平方米的場所,投影機亮度建議選擇800-1200流明之間,幕布對應選擇60寸到72寸;在60-100平方米的小型會議室或標準教室,投影機亮度建議選擇1500-2000流明之間,幕布對應選擇80寸到100寸;在120-200平方米的中型會議室和階梯教室,投影機亮度建議選擇2000-3000流明之間,幕布對應選擇120寸到150寸;在300平方米的大型會議室或禮堂,投影機多半要選擇3000流明以上的專業工程用機,幕布則都在200寸以上。高級會議要求都在3000流明之上,并多臺同時使用。

3、同聲翻譯系統

有的高級商務酒店有這種系統,但檔次高的很少,如果是國際型的會議,與會人員有來自各個國家的,此時在選擇會場的時候就要考慮是否有同聲翻譯系統。同聲翻譯系統是利用信號調頻原理進行單向同步語言信息傳播,它又對應不同語種所發送的不同頻率的發射機,配以若干臺收音機(按需設置)組成,每臺收音機均設有2-6個接受頻率,每一頻率即為一種語種,由選頻開關控制,接聽者可根據自己所需語種進行選擇。對于要在沒有這種系統酒店的召開國際會議,市場也有這種系統供租賃使用,檔次各有不同。

四、會議室綠植花卉的選擇

這點是容易被會議主辦方疏忽的地方,會議室在會議期間,要用綠植與花卉點綴,一般來說,以綠體為主,不可以太過于有品味,要不然會影響會議,盆景的植株在25-35CM左右。坐下來能擋住對方的茶杯啊煙灰缸之類的。但不能擋住對方胸口從上往下第一粒紐扣。要看桌子凹下去的距離。一般正式的用圣誕紅、變葉木、文竹、千年木、君子蘭、巴西鐵樹等觀葉類植物比較合適;鮮花不宜太多,對關鍵地方如主持臺、主席臺、嘉賓席等進行點綴即可。

文章由哈爾濱會議網提供,歡迎為您服務!
在線客服系統
s 球球大作战官网