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如何布置酒店會場及服務流程

發布時間(2018/6/21 10:05:45 )發布人(admin)

會場的布置、會場布置要求、怎樣布置會場

布置會議場地,應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如在提供信息的會議里,倘若人數眾多,則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里,假如人數不多,則最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐,這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里,如人數不多,則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會者與主席之間的溝通,而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多,則最好是將與會者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

座位編排與會議成效的高低具有密切的關系。除了座位的安排之外,在布置場地時,你仍須注意以下幾項:

(1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙,則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙,則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外,你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數眾多時,你也可以按實際需要,將座位區分為吸煙區及非吸煙區。

(2)如與會者之間彼此并不熟悉,則應考慮是否事先準備姓名卡片。

(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注意的是:幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形,應讓全部與會者都能看清楚,而且它們應準備就緒以便隨時啟用。

(4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議),否則盡量不要提供茶點,以防與會者分心。

(5)當議程甚短且無需作記錄時,可考慮采取站立的方式開會。

不論你對會議的規劃有多詳盡,不論你對會議的準備工作有多周全,倘若在開會前你對會場不作最后的審視,你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性:假如有任何事情可能出紕漏,則一定會出紕漏,而且就在最不應該出紕漏的時候出紕漏。基于此,在開會前的半個小時至一個小時,你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好:

(1)座位是否按原定計劃編排?

(2)視聽器材是否準備妥當?如果用幻燈機或投影機,則其焦距是否已事先調整妥當?如用放映機,則其焦距、音量等是否已調妥?如用麥克風,其聲音效果是否事先已調好?幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材作簡單的維修工作.

(3)會議有關的資料是否齊全?這包括準備會中派發的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等

(4)必要的時候,再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發出去很久的情況下,開會前的提醒功夫,頗能產生實效。

許多業務會議中途擱淺,因為物質上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音,空氣流通,溫度控制適當,思維就能最好地發揮作用。理想的會議室應該是座位不擁擠,視線好,聽得清楚,照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環境條件比你想象的難以找到。

桌椅和發言人講臺的實際布置不僅取決于開會的人數,而且取決于會議的目的

拍賣會:其座位安排要求全部聽眾能看清楚喊話人及他手中所拿的東西。由于這種會議往往處于獨斷獨行,不需等待反應或小組討論,因此座位布置可采用下述兩種形式:

(1)劇場式。選用現成的禮堂,或將椅子排成一行一行。開會的時間長短是至關重要的。要知道即使是最好的劇院,備有最舒適的座位,也很難期望觀眾集中注意力超過兩個半小時, 包括中間休息半小時。

(2)教室式。如果需要作記錄,或者是超過兩小時的會,就用帶寫字板的椅子或布置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適于工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸--如果需要的話。(記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。)桌與桌之間要保持適當距離,以便開會時座椅的搬動和參加者的走動。

解決問題的會或培訓會:這類會要求參加者彼此看得見以及看得見主持人或任何展示。這種會往往要求"共同負擔"領導,座位的安排要便于鼓勵個人參與和小組討論。具有高度領導能力的人能成功地領導一個二十五人的討論小組,但多數權威人士同意七至十二人的小組效果最佳。參加者團坐桌旁最為舒適。座位布置建議如下三種方式:

(1)圓桌式--如每個小組限于八人以下,而且無需使用黑板或其它展示品,就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌,主持人坐在桌子的一頭,便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。

(2)馬蹄形式--U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形,主持人坐在離U字型一端稍遠的第四張桌子。

對于一個十二人的會來說,這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。

(3)V字形式--這比U字形差些,但往往是唯一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。

討論會:參加者如彼此認識,討論會的效果就會更好些。如果參加者彼此陌生,則主持人和參加者都可用易于看見的名牌。

如果你的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組,就讓每次會議的主持人或發言人書面提出其特殊要求。負責物質安排的人就可以匯制核對清單,詳細列明每次會議需要的家具和設備,并提供給每個發言人一份以便核實。這個清單在房間備妥后,還可以仔細檢查。

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